JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Varsinais-Suomen Viro-keskus ry

Vanha Suurtori 3

20500 Turku

 

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Tietosuojavastaava: toiminnanjohtaja Kirsi Äyräs

Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

tel. 0401475221

 

3. Rekisterin nimi

Varsinais-Suomen Viro-keskus ry:n jäsenrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa ja oikeutettu etu huolehtia jäsenpalveluista ja jäsenviestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • -Jäsenpalvelut
  • -Jäsenviestintä
  • -Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja: 

  • -Rekisteröidyn perustiedot kuten täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja jäsennumero
  • -Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot
  • -Muut erikseen jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot
  • -Luottamustoimet yhdistyksessä
  • -Jäsenmaksutiedot
  • -Suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

 

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tiedon keräämiseksi käytetään paperilomaketta tai internet-sivulla olevaa sähköistä lomaketta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön (Suomen Viro-yhdistysten liitto) kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.   

7. Tietojen luovutukset ja siirrot 

Henkilötietoja luovutetaan SVYL ry:lle jäsenlehden postitusta varten.

Henkilötietojen käsittelyssä voimme tarpeen vaatiessa käyttää lukuumme toimivia alihankkijoita, esim. IT-hallintaan tai jäsenrekisterinhoitopalveluihin liittyen.

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille pakottavan sääntelyn nojalla.

Jäsentiedot tallennetaan yhdistyksen ylläpitämään jäsenrekisteriin. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

 

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain tehtävään nimetyt henkilöt. Järjestelmä on suojattu salasanalla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja/tai teknisillä keinoilla suojatuissa tietojärjestelmissä ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. 

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti yhdistyksen tietosuojavastaavalle (yhteystiedot rekisteriselosteen kohdassa 2).

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, julkaisemme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti kotisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

 

Varsinais-Suomen Viro-keskus ry, hallitus 22.5.2018

 

Tapahtumia

lokakuu 2018
M T K T P L S
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31 1 2 3 4